Рубрики
Отчетность

Как сделать профессионально выглядящий отчет в Excel

Данная статья немного устарела. Предлагаю Вам ознакомиться с ее новой версией, заключающей в себе новый опыт, полученный за последний год работы. Новая статья здесь.

В работе каждый день мы видим множество отчетов, которые выглядят по-детски или некачественно. Чтобы ваши отчеты выглядели профессионально, я предлагаю вам один из вариантов подготовки таких отчетов. Изначально он был разработан для анализа финансовой отчетности крупного предприятия — получилось около 30 страниц текста, схем и диаграмм. Отчет очень понравился менеджменту.

Я предлагаю вам посмотреть пример такого отчета в приложенном файле по этой ссылке. О том, как его подготовить в Microsoft Excel, не прибегая к дорогостоящему программному обеспечению, такому как Adobe InDesign.

Для этого нам надо взять на вооружение несколько вещей: (1) вид в режиме «Разметка страницы» (включить его можно, нажав на ленте View на кнопку Page layout из секции Workbook views, об этом виде и о том, как оптимизировать отчет для печати смотрите в этой статье), (2) научный подход.

Если с первым пунктом все понятно, то второй требует определенного пояснения.

Общие советы

Подготовку отчета следует начинать не с обработки информации и не с набросков, а совсем с другой стороны — а именно с разработки шаблона представления отчета. Отчет будет выглядеть профессионально только, если он будет однотипным от раздела к разделу. Именно поэтому и нужен шаблон, который вы будете копировать, как новый лист для нового раздела и заполнять.

Шаблон не должен быть аляпистым. Я предлагаю вам использовать цвета стандартной темы Microsoft Excel 2007-2010. Они очень комфортные для восприятие пользователем вашего отчета: будь то ваш менеджер, финансовый директор, исполнительный директор, акционеры или клиенты компании. Для примера я использовал синий цвет. Зеленый также выглядит достаточно хорошо. Если есть какой-то раздел, на который вы хотели бы обратить особое внимание, вы можете сделать его в красных тонах, главное выбирайте не электрический красный, а комфортный красный.

Градиенты на графиках очень позитивно воспринимаются менеджментом. Обычно для менеджмента это высший пилотаж, в то время как он не требует от вас почти никаких усилий.

Такой отчет (особенно когда он состоит из полусотни страниц) будет очень хорошо смотреться распечатанным на цветном принтере с двух сторон и сброшюрованным. У нашего контроллера лежало с десяток таких отчетов, которые он раздавал заинтересованным сторонам на встречах.

Если вы собираетесь распространять его в электронном виде, ОБЯЗАТЕЛЬНО переведите его в формат pdf. Он гораздо удобнее для чтения, хоть и теряет некоторые функции. На мой взгляд, самый удобный способ перевода его в этот формат — это не использование pdf-ных принтеров, а встроенная функциональность Microsoft Excel 2007-2010 (File => Save as => выбрать формат pdf).

Специфика подготовки

Далее я предлагаю посмотреть на исходник данного отчета в формате Excel.

Есть несколько моментов, на которые я хотел бы обратить ваше внимание.

(1) На листе шаблона самая правая колонка — очень узкая (буквально пара пикселей). Она там не просто так. Если ее не добавить и вставлять графики и текстовые поля «притягивая» их к краю ячеек, то те из них, что находятся справа, своей границей (даже если она прозрачная) будут «залазить» на соседнюю страницу, заставляя Excel печатать пустую страницу.

(2) «Притягивайте» текстовые поля и графики к краям ячеек. Тогда они все будут находиться строго вертикально друг под другом. Размер графика и параллельного с ним поля можно будет менять одновременно, растягивая строку, к которой они привязаны. Для того чтобы «привязать» размер объекта к краю ячейки, в момент изменения размера этого объекта нажмите на Alt на клавиатуре. Кстати, если нажать Shift, то его размеры будут меняться строго в одном направлении — вертикально или горизонтально.

(3) При подготовке графиков постарайтесь не перегружать их, а также использовать один цвет разной насыщенности для схожих по природе элементов графика. Подробнее об этом в статье Типовые ошибки при построении графиков.

Послесловие

Разработку данного отчета во многом вдохновил формат публикаций, подготавливаемых компанией KPMG. Вы можете посмотреть их на их официальном сайте. Уж не знаю в чем они их делают, но из всей G4 у них самые современные и профессионально выглядящие отчеты.

Читайте также как оптимально распечатать документ, как сделать перенос по словам и для чего нужны текстовые поля, а также о том, как распечатать документ с комментариями.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *