Рубрики
Ноу-хау

Автофильтр — за и против. Осторожно, возможны ошибки!

Каждый пользователь, который хотя бы время от времени открывает MS Excel, в определенной степени владеет фильтром, но многие ли знают его ограничения? В данной статье я хотел бы рассказать об основных за и против автофильтра.

Начнем с ликбеза, если вы никогда не пользовались автофильтром.

Положим, у вас есть таблица со строкой заголовков, ориентирована она должна быть вертикально (заголовки сверху, соответствующие им данные расположены в колонках).

Выделите первую строку (если нет пропусков строк) или всю таблицу (если могу встречаться пустые строки) и нажмите на кнопку Фильтр из блока Сортировка и фильтр на ленте Данные. В первой строке в углу каждой ячейки появятся треугольники, при нажатии на которые вы можете фильтровать строки по значениям и с 2007 версии экселя по цветам, что бывает очень удобно, особенно когда работаете с чужими файлами, или если отмечали «сомнительные» ячейки цветом.

Безумно удобная функция! Особенно радует ее дружелюбность по отношению к пользователю.

Если вы так думаете, вы видимо еще не сталкивались с его ограничениями, которые (если вы о них не знаете) могут существенно попортить вам жизнь. Итак, добавим ложку дегтя в бочку меда:

(1) Автофильтр сортирует только видимые значения. Если какие-то строки были скрыты, в фильтр они не попадут.

(2) В список автофильтра в 2007 и 2010 версиях Excel попадает всего 10,000 уникальных значений (первых встречающихся в этой колонке). Если вы работаете с большими номенклатурами это ограничение может привести к очень неприятному сюрпризу, когда будут выделены не все необходимые вам строки.

Чтобы избежать второго ограничения, старайтесь пользоваться настраиваиваемыми фильтрами — тогда вы можете быть уверены, что фильтр ничего не пропустит.

В целом автофильтр — это очень полезный (хоть и не без ограничений механизм). Но обычно им не следует пользоваться более 3-5 раз подряд. Если вы меняете один и тот же критерий несколько раз подряд, возможно вы сравниваете показатели при разных значениях автофильтра. Попробуйте присмотреться к сводным таблицам и функциям SUMIFS (СУММЕСЛИМН) и COUNTIFS (СЧЕТЕСЛИМН).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *