Рубрики
Это интересно

Тацуо Хориучи — 73-летний художник, рисующий в Excel

«Я никогда не пользовался Excel на работе, но я видел, как другие люди делают в нем довольно красивые диаграммы и графики, и подумал, что я вероятно смогу рисовать с его помощью,» — говорит 73-летний Тацуо Хориучи. Около 13 лет назад, перед самым выходом на пенсию, он решил, что ему нужно новое увлечение в жизни. Поэтому он купил компьютер и начал экспериментировать с Excel. «Графическое программное обеспечение дорогое, а Excel идет предустановленным на большинстве компьютеров,» — объяснил Тацуо Хориучи, — «в нем больше функций, и его проще использовать, чем Paint»*.

*Все цитаты были переведены автором.

Он впервые привлек внимание в 2006 году, приняв участие в конкурсе Excel Autoshape Art Contest. Его работа разительно отличалась от работ других участников. Он занял первое место, и его работа была передана в местный музей Gunma Museum of Art.

Примеры работ в Microsoft Excel смотрите здесь.

Рубрики
Это интересно

Расчеты в Excel — пределы точности

В этой статье я хотел бы поделиться с Вами информацией о пределах точности расчетов в Microsoft Excel. Никто не задумывается, но Excel посчитает нам не любые вещи, которые мы у него попросим. Есть ограничения. И об этих ограничениях лучше знать заранее, чтобы избежать ошибок, там где они не ожидаются и совсем неоднозначны.

Мы уже сталкивались с системными ошибками excel, например, когда система не досчитывает таблицу до конца. Ограничения же точности, о которых я хочу рассказать — это уже скорее архитектурное ограничение, с которым нам придется мириться, но о котором просто необходимо знать любому пользователю Excel.

В чем суть, и как это работает

Microsoft Excel делает рассчеты на основе переменной с плавающей запятой. Это значит, что данные храняться у него в особом виде, а именно в виде дроби, где одна цифра стоит как целая часть, а остальные составляют дробную часть. Эта дробь умножается на 10 в n-ной степени.

Например, число 12345 будет храниться и обрабатываться (участвовать в расчетах) в Excel’е как 1.2345E4 или 1.2345*10^4. Это в целом правильно, и, казалось бы, не о чем беспокоиться… Пока вы не задумаете астрономические расчеты.

Дело в том, что в общей сложности в этой дроби система проигнорирует все цифры, после пятнадцатого разряда. Позвольте объяснить на примере.

Если ввести число 123,456,789,012,345,678.00 в Excel, то после нажатия Enter система автоматически преобразует его у себя в 1.23456789012345E17. Что на самом деле равно 123,456,789,012,345,000.00. То есть на 678 отличается от оригинала. То же самое касается точных дробей. Они тоже будут обрезаться таким образом, чтобы общее число разрядов в числе было меньше 15. Это ограничение введено как необходимость, для того чтобы ограничить ненужную точность при огромных вычислениях с делением или дробными степенями (корнями), например модели дисконтированных денежных потоков при приведении точно будут вызывать огромное количество чисел с большим количеством дробных знаков (особенно, если модель приводится не по годам, а по полугодиям, кварталам или месяцам).

И что?

Предвкушая вопрос «Да кому вообще надо считать с такой точностью», попробую возразить.

Во-первых, есть физики, астрономы и прочие, которым, видимо, придется отказаться от Excel в пользу MathCAD из-за этого дурного ограничения.

Во-вторых, и простым офисным работникам есть о чем волноваться. Да, мы обычно не используем Excel для расчетов с квадриллионами (если мы не живем в Зимбабве, конечно). Но нам надо быть очень осторожными при выборе типа переменной.

Пример. Номер счета в банках России — двадцатизначный. Если попробовать заколотить его в числовое поле, то вы потеряете последние пять цифр (вместо них будут нули). Неприятный получится сюрприз, правда? Ваша компания может использовать длинные номенклатурные номера. Опять-таки, не хотелось бы потерять несколько цифр в конце. КБК (код бюджетной классификации) не сохраняется целиком? Все о том же — плавающая запятая…

Как избежать ошибки

Чтобы избежать этих ошибок достаточно изменить поле на текстовое (мало, кому нужно производить расчеты, скажем, с номерами банковских счетов — умножать, делить, складывать, вычитать, возводить в степень…)

Если вы хотите знать слабые места Microsoft Excel и как избежать ошибок, связанных с ограничениями программы, читайте про автофильтр и возможные ошибки при работе с ним, о защите листа и книги в Microsoft Excel, вернее о ее отсутствии, и об ошибках неясной этимологии (ошибки в программировании, я полагаю). Эти статьи про системные ошибки Excel, а чтобы избежать человеческих ошибок, читайте статьи этого сайти и хорошие книги про Microsoft Excel.

Рубрики
Это интересно

Excel пересчитывает таблицу не до конца. Как избежать ошибок.

Иногда приходится работать с несколькими достаточно сложными таблицами, которые сильно связаны между собой. Если расчетов в них много, конечно, приходится работать в режиме с ручными пересчетами формул. При этом надо быть очень внимательным, чтобы не сделать дальнейшие расчеты на недосчитанных данных. Для этого стоит не забывать про кнопку F9. Но, как показывает практика, этого иногда бывает недостаточно.

Microsoft Excel, в целом, — очень качественная программа. Но не совершенная. И время от времени случаются ошибки.

Давайте разберемся с разными вариантами пересчета таблицы, доступными пользователю.

(1) Shift+F9 — пересчет текущего листа. При этом, если лист ссылается на другие листы или книги, то ссылка возьмет уже посчитанные данные с тех листов, даже если они уже должны были пересчитаться.
(2) F9 — пересчет всех непересчитанных ячеек всех открытых книг. Казалось бы, идеальный вариант! С одной стороны, зачем считать уже посчитанные ячейки, с другой — точно ничего не пропустит. Не тут-то было! Именно в этом варианте пересчета чаще всего встречаются ошибки. Об этом чуть ниже.
(3) Ctrl+Alt+F9 — пересчет всех ячеек всех открытых книг. Медленно, но верно.

Не повод отчаиваться, не надо каждый раз считать все ячейки. Есть простой элемент контроля. Если вы часто работаете в режиме ручных вычислений, вы наверняка видели такую надпись слева внизу Excel’я.

Слово «Вычислить» (calculate) в этом углу означает, что не все ячейки пересчитаны. Что противно, иногда оно остается даже после пересчета с помощью F9. Ни в коем случае не надо махать на нее рукой с мыслью «да там, наверное, какая-то мелочь не досчиталась!» Как показывает практика, порой не досчитываются очень важные вещи.

Что делать

(1) Попробуйте нажать Ctrl+Alt+F9. Обычно этого бывает достаточно, чтобы данная ошибка исчезла. По крайней мере, у меня еще ни разу не было случая, чтобы этого не хватило, если вы работаете в одной книге. Если же открыто несколько книг, которые ссылаются друг на друга, пресловутое слово «Вычислить» может остаться. Тогда переходим ко второму методу.

(2) Сохраняемся и закрываем все книги. Закрываем весь Excel — это важно! Затем начинаем открывать по одной книге (начиная с тех, которые являются входными данными для других). Открыли одну книгу — пересчитали Ctrl+Alt+F9. Надпись исчезла. Открываем следующую. И так, пока все книги не будут открыты заново. У меня еще ни разу не было случая, чтобы это не помогло.

Да, это может занять время. Но это однозначно поможет избежать технической ошибки, которую потом будет очень сложно объяснить менеджменту.

Читайте также о других ошибках Microsoft Excel, а также о возможности ошибок при работе с автофильтром. Если вы часто работаете в режиме ручных вычислений, вам также может быть полезна статья о работе с большими файлами.

Рубрики
Это интересно

Бесплатный Microsoft Office для всех!

Недавно я публиковал для Вас статью о реальной стоимости Microsoft Excel. По ней я получил пару отзывов о том, что для многих это непозволительная роскошь. Что меня немного удивляет, бесплатные аналоги других фирм совершенно не пользуются успехом. Поэтому я потратил немного времени на поиски бесплатных аналогов от компании Microsoft. Позвольте представить Вам Office Web Apps.

Пять причин попробовать Office Web Apps

Во-первых, это абсолютно бесплатно. По крайней мере пока. Для того чтобы воспользоваться им, достаточно зарегистрировать учетную запись Windows Live (занимает не более пяти минут).

Во-вторых, это абсолютно надежно. Вы забываете о хранении файлов на жестком диске и связанном с этим риском утраты. Файлы хранятся, бэкапятся на серверах Microsoft.

В-третьих, забудьте о флешках и пересылке файлов по электронной почте. Вы можете настроить общий доступ к файлам для ваших друзей и коллег. Не тратьте время на пересылку файлов — просто один раз скиньте ссылку вашему товарищу.

В-четвертых, обрабатывайте файл одновременно. Если нескольким людям необходимо внести различные изменения в один файл теперь не надо ждать, пока другой пользователь закончит свои изменения и сохранит их. Работайте в файле одновременно и следите за изменениями, которые вносят другие пользователи в режиме реального времени!

В-пятых, вы больше не потеряете изменения. Файл больше не нужно сохранять — все изменения сохраняются сразу же после того, как вы их внесли. Нет больше потерям времени на переделывание работы из-за того, что завис эксель!

В-шестых, не надо устанавливать никаких программ. Работайте прямо из браузера. Не нравится Internet Explorer — не могу вас в этом винить, из под Google Chrome’а он тоже великолепно работает.

И последнее по очереди, но не по важности. Работайте с документами с любого компьютера или планшета. Начали работать с документом на домашнем компьютере, потом документ потребовался на работе, а два часа спустя вы уехали в командировку и единственное, что у вас есть с собой — айпад. Не проблема! Работайте со своими файлами с любого из этих устройств.

А теперь ложка дегтя (как же без этого).

Функциональность серьезно урезана. Можете даже не рассчитывать на сводные таблицы или удаление дубликатов.

Скорее всего, со временем эта программа станет платной, хотя сложно судить заранее, возможно, ее оставят бесплатной для привлечения новых клиентов.

Программа немного притормаживает, но если вы не собираетесь делать что-то сложное, то это вполне комфортная скорость работы.

Пакет состоит из четырех урезанных программ: Word, Excel, Powerpoint, One note. Пользуйтесь ими бесплатно! http://office.com/webapps

Рубрики
Это интересно

Развеиваем миф: Купить MS Office может только олигарх

Существует расхожее заблуждение, что продукты компании Microsoft стоят бешеных денег. Это не так. Позвольте доказать Вам это.

Многие пользователи ПК в России не покупают лицензионное ПО, а качают его из интернета или приносят на флешках/дисках от друзей и соседей. На удивление еще можно найти «специалиста», который установит вам Microsoft Windows, Office, Adobe Photoshop, Cyberlink Power DVD и еще десяток программ за 1000 рублей (и если удастся доказать, что он сделал 5-10 таких установок, — сядет в тюрьму, но сейчас не об этом). При этом обычно устанавливаются топовые наборы программ: Microsoft Windows Ultimate, Microsoft Office 2010 Professional Plus и т.п. Затем, однажды, пользователь задается вопросом, сколько эти программы стоят, может быть их купить? И видит ответ, соответственно, 9,549 рублей за Windows, 18,249 за Office, почти 1000 долларов за Photoshop. В этот момент у него отпадает всякое желание покупать софт официально.

А теперь вопрос: Вы видели их состав?! Как часто вы пользуетесь Access на домашнем компьютере? (99.99% пользователей он никогда в жизни не понадобится!). А InfoPath? А Publisher? А SharePoint? Outlook? А ведь именно они стоят львиную долю этих продуктов.

Для нормального домашнего пользователя (предположим, что у вас 2 компьютера: ноутбук и стационарный) вполне достаточно версии Office Home and Student (с правом установки на 3 компьютера она стоит 2,890 рублей) — это уже совсем другие деньги, в целом доступные рядовому пользователю. Обратите внимание, что данную версию нельзя использовать для коммерческих целей.

Предположим, что вы коммерсант или консультант, который зарабатывает деньги с использованием офисных программ. Вам в помощь Office для дома и офиса! Одна копия обойдется вам в 6,500 рублей. Опять-таки, неужели бизнесмен не может себе позволить такую роскошь?

И еще одна хорошая новость — Microsoft Office есть абсолютно бесплатный! Подробнее смотрите здесь.

Теперь о Windows — я уже много лет не покупаю Windows отдельно. Если вы покупаете ноутбук и у вас изначально нет непреодолимого желания незаконным путем завладеть Windows, то вы, наверняка, купите компьютер с предустановленной операционной системой. Выделить стоимость из цены компьютера мне проблематично, но очевидно, что она обойдется значительно дешевле, чем покупать ее отдельно (обычно разница в цене между компьютером без операционной системы и с Windows 7 Home Premium составляет около полутора тысяч). А нужно ли вам что-то большее, чем Home Premium? (Если собираетесь использовать компьютер для бизнеса, ищите его с предустановленной профессиональной версией — обычно это компьютеры HP и Dell, которые отлично зарекомендовали себя именно для бизнес-нужд).

И последнее. Если вы все же решили лицензировать свою версию MS Office, вот полезные ссылки.

Microsoft Office 2010 для дома и учебы

Microsoft Office 2010 для дома и офиса

Microsoft Office 2010 профессиональный

Почему-то в нашей стране это не довод, но все же, помните, что использование нелицензионного ПО — это преступление (статья 146 УК РФ, пруфлинк), и в случае нанесения ущерба в особо крупном размере за него предусмотрена уголовная ответственность с возможностью загреметь в тюрьму на срок до шести лет со штрафом до 500 тысяч рублей.

Рубрики
Это интересно

Несколько хороших книг по Microsoft Excel и не только

Позвольте представить вам несколько книг, которые могут оказаться полезными в ежедневной работе. Я рекомендую именно эти книги. Если вы читали какие-то другие книги и они показались вам весьма полезными, напишите, пожалуйста, об этом в комментариях, я их добавлю в список.

Microsoft Excel 2010. Библия пользователя (+ CD-ROM) | Джон Уокенбах | Excel 2010 Bible / ISBN 978-5-8459-1711-9, 978-0-470-47487-7 Microsoft Excel 2010. Библия пользователя (+ CD-ROM) | Джон Уокенбах | Excel 2010 Bible / ISBN 978-5-8459-1711-9, 978-0-470-47487-7
Формулы в Microsoft Excel 2010 (+ CD-ROM) | Джон Уокенбах | Excel 2010 Formulas / ISBN 978-5-8459-1704-1, 978-0-470-47536-2 Формулы в Microsoft Excel 2010 (+ CD-ROM) | Джон Уокенбах | Excel 2010 Formulas / ISBN 978-5-8459-1704-1, 978-0-470-47536-2
Excel 2010. Профессиональное программирование на VBA (+ CD-ROM) | Джон Уокенбах | Excel 2010 Power Programming with VBA / ISBN 978-5-8459-1721-8 Excel 2010. Профессиональное программирование на VBA (+ CD-ROM) | Джон Уокенбах | Excel 2010 Power Programming with VBA / ISBN 978-5-8459-1721-8

Вы работаете не только в Excel’е? Конечно! Никто не работает ТОЛЬКО в Excel’е. Присмотритесь и к этим книгам

Microsoft Office 2010. Русская версия (+ CD) | Кертис Д. Фрай, Джойс Кокс, Джоан Ламберт | Microsoft Office 2010 | Шаг за шагом / ISBN 978-5-9790-0141-8 Microsoft Office 2010. Русская версия (+ CD) | Кертис Д. Фрай, Джойс Кокс, Джоан Ламберт | Microsoft Office 2010 | Шаг за шагом / ISBN 978-5-9790-0141-8
Microsoft Office Project 2007. Библия пользователя (+ CD-ROM) | Элейн Мармел | Microsoft Office Project 2007 Bible | Библия пользователя / ISBN 978-5-8459-1400-2, 978-0-470-00992-5 Microsoft Office Project 2007. Библия пользователя (+ CD-ROM) | Элейн Мармел | Microsoft Office Project 2007 Bible | Библия пользователя / ISBN 978-5-8459-1400-2, 978-0-470-00992-5
А это книги не сколько о программах, в которых мы работаем, сколько о том, что мы делаем. Если вы часто строите диаграммы, то не проходите мимо этих книг. По мне — это просто кладезь мудрости в концентрированном формате! Вы можете открыть книгу на любой странице и узнаете что-то новое и полезное о диаграммах

Говори на языке диаграмм | Джин Желязны | Say It With Chart / ISBN 978-5-902862-49-9, 978-5-903148-15-8978-5-91657-166-0 Говори на языке диаграмм | Джин Желязны | Say It With Chart / ISBN 978-5-902862-49-9, 978-5-903148-15-8978-5-91657-166-0 Подробнее про нее читайте здесь.
The Wall Street Journal Guide to Information Graphics – The Dos and Don?ts of Presenting Data, Facts and Figures | Dona Wong / ISBN 9780393072952 The Wall Street Journal Guide to Information Graphics – The Dos and Don?ts of Presenting Data, Facts and Figures | Dona Wong / ISBN 9780393072952
Эти и другие книги по Microsoft Excel вы можете найти в интернет-магазине Ozon.ru по следующей ссылке.

Рубрики
Это интересно

Говори на языке диаграмм!

Сегодня погода «подкачала» настолько, что нас отпустили с работы пораньше. Давно хотел прочитать эту книгу — и вот она возможность! Позвольте представить Вам книгу Джина Желязны «Говори на языке диаграмм» (Gene Zelazny «Say it with Charts»).

Автор данной книги многие годы проработал в одной из самых известных и дорогих консалтинговых компаний мира — McKensey. Подготовка грамотных графиков, схем и диаграмм — это их хлеб и соль, которые позволяют назначать миллионные цены за консалтинговую услугу, результатом которой является документ и презентация. Автор книги — директор по визуальным коммуникациям компании, в которой целый отдел профессионально занимается оформлением документов и презентаций.

Книга состоит из нескольких частей: описание процесса составления диаграммы (от анализа данных и формулирования идеи до ее графического исполнения), разные варианты их представления и способ выбора того или иного варианта.

Каждая из идей книги сдобрена приличным количеством примеров, многие из которых можно использовать в работе. При просмотре этих иллюстраций понимаешь, насколько в ежедневной работе ты привык мыслить категориями возможностей Microsoft Excel. Многие вещи, которые при составлении диаграммы в этой программе кажутся совершенно натуральными, на самом деле не нужны. Хуже того — они мешают воспринимать диаграмму.

Еще одна интересная особенность. Книга, в большей части черно-белая, что совершенно не мешает диаграммам, приведенным в книгах, быть интуитивно понятными и абсолютно прозрачными.

Позвольте привести вам одно из предложений книги, которое я теперь буду использовать как девиз в работе с презентациями: «Для представления пяти идей на одном слайде понадобится столько же времени, сколько и для представления одной идеи на каждом из пяти слайдов».

Книга также содержит довольно обширную главу, посвященную графическим элементам, которые можно использовать в презентациях. На мой взгляд — пустая трата бумаги.

Вердикт: ЧИТАТЬ ВСЕМ ОБЯЗАТЕЛЬНО! И обязательно дать почитать коллегам. Если вы хотя бы время от времени готовите презентации или отчеты для руководства, коллег, клиентов или поставщиков — вы просто не имеете права пройти мимо этой книги. Тем более, что она написана в очень «концентрированном» формате, поэтому «проглатывается» за пару часов, а размышлений оставляет — гору.

Говори на языке диаграмм | Джин Желязны | Say It With Chart | Gene Zelazny | ISBN 978-5-902862-49-9, 978-5-903148-15-8978-5-91657-166-0 Говори на языке диаграмм | Джин Желязны | Say It With Chart | Gene Zelazny | ISBN 978-5-902862-49-9, 978-5-903148-15-8978-5-91657-166-0

Рубрики
Это интересно

Немного о надежности защиты Microsoft Excel

Честно говоря, у меня никогда не было розовых очков, через которые мне бы казалось, что защита книги и листа в Microsoft Excel невзламываемая. Но сегодня я решил посмотреть как же она реализована. Такого сюрприза я не ожидал, чем спешу с вами поделиться.

Я создал книгу, в которой защищен один лист и книга. Пароль одинаковый и довольно сложный (DS:lkha;5hy97560:LKHF;lhkadsf). Взламывать его методом подбора — удовольствие сомнительное. Книгу можно сказать здесь.

Задача проста — снять эти пароли.

Позвольте начать с отвлеченной темы — а именно структуры файла Microsoft Excel 2007 и 2010 (.xlsx, xlsm и т.п.). По сути файл Microsoft Excel — это архив zip, который состоит из нескольких файлов xml. Файлы xml прекрасно читаются обычным блокнотом.

Итак, пошагово это выглядит так:

(1) переименовать файл в архив zip и открыть его

(2) заходим в папку xl, открываем с помощью блокнота файл workbook.xml (возможно для этого вам придется разархивировать файлы — зависит от того, каким архиватором вы пользуетесь),

(3) находим с помощью поиска текст «workbookProtection» и удаляем весь тег (от < до >), в моем случае это «», сохраняем файл,

(4) в папке xl есть папка worksheets, в ней находим файл листа, защиту которого нам надо снять, в данном случае sheet1.xml, открываем его блокнотом,

(5) находим с помощью поиска текст «sheetProtection» и удаляем весь тег (от < до >), в моем случае это «», сохраняем файл,

(6) архив переименовываем в файл xlsx (или какой он был изначально), открываем. Защита не установлена!

Зачем я это все пишу. Я ни в коем случае не призываю вас заниматься взломом. Эти простые шесть шагов показывают нам насколько несовершенна защита листа и книги в Microsoft Excel. Пользоваться ей имеет смысл только для одной цели — чтобы пользователь случайно не изменил формулы. Если пользователю понадобится снять защиту — он ее снимет. И займет у него не более 5 минут (с учетом поиска в интернете).

С защитой модулей VBA (макросы) дело обстоит немного получше. Взломать ее с помощью блокнота и архиватора у меня не получилось. Понадобится специальный софт. Его можно легко скачать из Инета. И стоит он в среднем около 40 долларов. Поэтому писать что-то серьезное в Excel для продажи с надеждой, что вскрыть это не удастся, я бы не стал.

Читайте также про автофильтр и возможные ошибки при работе с ним, а также о других возможных ошибках Microsoft Excel.

Рубрики
Это интересно

Будьте бдительны! Ошибки Excel!

Сегодня мне прислали очень интересную таблицу с совершенно неожиданным глюком. До недавнего времени я думал, что Excel — это практически безгрешная система, которая работает великолепно. Но по мере усложнения задач начинаешь понимать, что и такая мощная система электронных таблиц имеет свои грешки.

Некоторые из них связаны с особенностями разработки системы, которые тянутся еще с первых версий, еще работавших под Windows 3.1 — те же расчеты, основанные на плавающей запятой.

Какие-то связаны с тем, что писали ее все-таки люди: и функции Microsoft Excel тоже. Возвращаясь к началу статьи, сегодня мне прислали очень интересную таблицу с совершенно неожиданным глюком. Посмотреть, в чем он заключается, вы можете здесь.

Интересно то, что желтая колонка действительно не связана со средней в ячейке C4. Если верить функциональности Trace dependents, эта колонка вообще ни с чем не связана. Но дело явно в том, как работает функция AVERAGEIF (в ячейке C4).

Достаточно изменить ее так, чтобы первым параметром была только колонка D:D (не D:E) и глюк исчезает. Но все же! Почему значение ячейки, не зависящей от желтой колонки, зависит на самом деле от нее?

Будьте бдительны! Excel совершает ошибки. Порой там, где мы их меньше всего ожидаем!

Читайте также про автофильтр и возможные ошибки при работе с ним, а также о защите листа и книги в Microsoft Excel, вернее о ее отсутствии.