Excel - это просто!

A+ A A-

Как вставить связанную таблицу Excel в MS Word

Кто хоть однажды составлял финансовую отчетность по требованиям IFRS, знает, как много времени занимает копирование таблиц из Excel в Word и их дальнейшее форматирование. Давайте сэкономим себе гору времени. Теперь вам надо будет лишь однажды вставить нужные вам таблицы - обновляться при изменении они будут автоматически.

Итак, мы подготовили таблицы, которые пойдут в документ в Microsoft Excel. Скажем, это отчет о прибылях и убытках. Скажем, такой.

Как вы видите - самый что ни на есть Excel'евский. У него есть куча преимуществ. Прежде всего, с ним удобно работать, он может содержать необходимые вычисления, формулы, удобно отслеживать, откуда берутся данные (качественный audit trail) и т.п. Проблема в том, что он не в вордовском файле. И эта проблема - серьезная. 

Есть пара способов вставить его в Microsoft Word:

(1) вставить его картинкой (преимущества - невозможно изменить, сохраняется точное форматирование; недостатки - опять-таки, невозможно изменить, много весит, если вставить 30-40 таких таблиц, могут быть проблемы с отправкой по электронной почте, особенно с корпоративного ящика), и

(2) вставить его текстом (преимущества и недостатки - с точностью до наоборот).

У обоих способов есть существенная проблема. При изменении исходников с таблицами, их надо вставлять заново. При подготовки отчетности, о которой я писал в начале, не исключено обновление таблиц с завидной регулярностью, скажем 5-10 раз за подготовку. Чтобы избежать пустой траты времени на обновление таблиц, я предлагаю вставлять связанные таблицы.

Как вставить связанную таблицу из Excel в Word

(1) Выделите таблицу Excel, которую хотите вставить в документ Word, и нажмите копировать,

(2) перейдите в Word, поставьте курсор на место, куда хотите вставить таблицу и нажмите Связать и сохранить исходное форматирование.

Если вы пользуетесь более ранней версией офиса (скриншот сделан из Microsoft Office 2010), нажмите Специальная вставка... И выберите в появившемся окне опцию Связать, вместо Вставить, которая стоит по-умолчанию.

Результат выглядит так.

Вы наверняка заметили, что связать можно в разных форматах. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки. Выбирайте исходя из ваших личных предпочтений. Главное, что вставленная таблица будет обновляться вместе с обновлением таблиц в Excel (при запуске Word будет просить обновить внешние данные - смело жмите Обновить). Теперь вы не забудете обновить одну таблицу из 40, вставленных в документ!

Если вы хотите научиться применять Excel в ежедневной работе и экономить при этом кучу времени, обратите внимание на эти книги: Microsoft Excel 2010 на примерах и Microsoft Excel 2010. Библия пользователя.

Читайте также о том, как составить профессионально выглядящий отчет в Microsoft Excel, как составить таблицы, которые будут удобно читаться, а также о том, как перевести все числа в тысячи, миллионы и т.д. с помощью форматирования.

Последние новости

Как быстро удалить тысячи строк из громадной таблицы по филь…

Пошаговая инструкция по удалению множества строк, которые перемешаны в огромном массиве данных. Так, чтобы компьютер не ...

О нас

Напишите мне edward@youcanexcel.ru

О проекте

Копирование материалов сайта разрешено только с согласия владельца с размещением ссылки на источник.

Веб-сайт оптимизирован под разрешение не менее 1024x768.

Сайт отражается некорректно? Должно быть вы пользуетесь Internet explorer. Установите себе хороший браузер!