Вопрос пришел в группе «Microsoft Excel — это просто!» ВКонтакте.
Создала таблицу в экселе, вывела на печть, небольшая таблица распечаталась на шести!!!листах. Как можно распечатать таблицу в оптимальном формате?
Сложно сказать, не видя файла, но скорее всего причина в областях печати или масштабе.
Перед тем как печатать документ, есть несколько вещей, на которые стоит обратить внимание.
(1) Сложно переоценить пользу такого инструмента, как Предварительный просмотр, который покажет, как именно будет выглядеть документ на бумаге. Единственное, почему документ на бумаге может выглядеть иначе — это настройки принтера.
(2) В версиях Microsoft Office Excel, начиная с 2007 есть функция «Разметка страницы». Чтобы его включить нажмите на ленте на вкладку View, дальше на кнопку Page layout в блоке Workbook views. Эта функция также позволяет просмотреть документ в том виде, как он будет печататься. Разница в том, что в этом режиме документ можно обрабатывать, заранее видя, как документ будет выглядеть на бумаге. Как показывает практика, иногда распечатка может немного отличаться от того, как выглядит документ на экране (особенно, если в нем есть текстовые поля).
(3) При предварительном просмотре документа много пустых страниц — попробуйте установить области печати. Для этого выделите область, которая должна быть распечатана и выберите на вкладке Page layout в блоке Page setup на кнопку Print area => Set print area.
(4) Документ не помещается на страницу? Есть несколько вариантов, что можно с этим сделать: уменьшить ширину колонок или уменьшить масштаб документа. Для того чтобы уменьшить масштаб, на вкладке Page layout выберите ширину и высоту документа в страницах. Документ автоматически станет меньше настолько, чтобы поместиться на это количество страниц. Вы также можете установить только максимальную ширину или только максимальную высоту документа.
Читайте также о том, как распечатать документ с комментариями, как сделать перенос по словам и для чего нужны текстовые поля, а также как сделать профессионально выглядящий отчет.
