Excel - это просто!

A+ A A-

Имена (Names) для ссылки на диапазон

Microsoft Excel позволяет присваивать диапазонам ячеек имена, удобные для пользователя. Мне всегда казалось, что это не особенно полезная функциональность, пока я не перевелся в экономический отдел.

Частью моей работы стала прогонка большого количества экономических сценариев, которые строятся на различных данных в помощью одной и той же расчетной модели. Эти модели разделены в разные файлы, что довольно удобно. Нет необходимости хранить расчеты для каждого сценария. Более того, если позже вы захотите обсчитать те же данные с помощью другой (или измененной) модели, это даст вам определенную гибкость.

Именно для этого функциональность имен просто незаменима.

Немого технических деталей

Для того чтобы присвоить диапазону имя, выделите его и введите имя в блоке для имен (Name box) слева от строки формул. Если такого имени еще нет в книге, то оно будет присвоено данному диапазону. Если есть - диапазон с этим именем будет выделен (для этих целей можно нажать на кнопку выпадающего списка и выбрать имя там).

При присваивании имени важно помнить, что в именах нельзя использовать специальные символы и пробелы (все то, что может быть использовано в формулах с другой целью). Поэтому имена из более чем одного слова обычно присваивают либо так WordAnotherWord, либо так Word_another_word.

Чтобы изменить диапазоны с именами или удалить их, на ленте Formula нажмите на кнопку Names Manager в блоке Defined Names (или просто Ctrl + F3). В появившемся окне вы можете создавать, изменять и удалять имена, присвоенные диапазонам данных.

Ссылка именем в формуле работает так же как и обычная абсолютная ссылка. Подробнее об абсолютных ссылках читайте в этой статье. Так зачем же ее использовать, если можно заменить ее на абсолютную ссылку?

Преимущества имен перед обычными ссылками

Во-первых, имена обычно присваиваются таким образом, чтобы по смыслу соответствовать диапазону данных. Например, создавая имя для выручки из файла с данными, я бы присвоил ей имя D_Revenue, где D - data file, а revenue - соответственно, выручка. Но это меньшее из преимуществ (у него есть и обратная сторона - формулы становятся существенно длиннее, особенно, когда надо просуммировать 5-10 строк с разными именами, идущие подряд).

Во-вторых, и это важно. При внесении изменений в файл, например, при добавлении и удалении строк перед строкой с данными, ссылка, названная именем не "поедет". Это не проблема, когда вы работаете с одним файлом, в котором и хранятся данные и делаются расчеты. Но это далеко не всегда так.

Часто входные данные для наших расчетов приходят из других отделов. Вы можете договориться, чтобы те данные, которые вы используете из этих файлов были поименованы, и имена не менялись из месяца в месяц и в разных версиях отчета. Тогда для того чтобы подтянуть новые данные в ваш расчет, вам необходимо будет просто обновить ссылки на внешний файл (10-15 секунд). Об этом в отдельной статье.

При этом отдел, который предоставляет вам данные, может менять свои расчеты как он хочет, главное, чтобы они не трогали диапазон с данными, которые попадают в ваш файл. Но двигать его по их файлу они могут как хотят.

Последние новости

Как быстро удалить тысячи строк из громадной таблицы по филь…

Пошаговая инструкция по удалению множества строк, которые перемешаны в огромном массиве данных. Так, чтобы компьютер не ...

О нас

Напишите мне edward@youcanexcel.ru

О проекте

Копирование материалов сайта разрешено только с согласия владельца с размещением ссылки на источник.

Веб-сайт оптимизирован под разрешение не менее 1024x768.

Сайт отражается некорректно? Должно быть вы пользуетесь Internet explorer. Установите себе хороший браузер!